Клиентите и IT-специалистите познават Бизнес Навигатор като професионална интегрирана компютърна система за фирмено управление под Windows, разработена по европейските стандарти. Тя обхваща цялостната дейност по обработка и отчитане на ежедневните операции в съвременните фирми и организации, документооборота, счетоводната информация, обслужването на клиентите, отчитането на резултатите и анализа на дейността посредством гъвкава система за генериране и оформяне на отчети.

Бизнес Навигатор е отворена система с вградени функции за импорт на данни от външни програми, което позволява интегриране на приложенията, с които работят различните отдели на организацията. Дизайнерът на входни филтри за импорт на данни разполага с гъвкави възможности за настройка, така че данните да се импортират независимо в какъв формат и ред са зададени в изходния текстов файл от външната програма.

Дизайнер на импортни филтри на Бизнес Навигатор може да се извика от менюто на Windows като допълнителна програма, която позволява настройването на импорта на данни в Бизнес Навигатор от външни програми. С нея се дефинират филтри, които описват съдържанието на текстовия файл, от който се импортират данните, и го свързват към всяко конкретно поле с данни в Бизнес Навигатор.

Програмата е предназначена повече за технически специалисти или програмисти, но в някой случай се налага счетоводителите да променят някой настройки, които касаят ежедневната им работа. За улеснение на работата с дизайнера на входни филтри могат да се импортират филтри от други филтърни файлове и да се преработят съгласно особеностите на конкретния клиент или входен файл с данни. По този начин в един филтърен файл могат да се съберат подходящи филтри, разработвани по-рано за друго приложение, и само да се модифицират, вместо да се започва разработката отначало.

За улеснение може да се включва и допълнителна информация във филтърния файл, коментар към всеки филтър, образци от входния файл към лентата. Това подобрява документирането, а също така при бъдеща необходимост от модификация позволява да се проследят измененията във формата на входния файл.

В БИЗНЕС НАВИГАТОР могат да бъдат импортирани данни от различни външни програми, като:

• Документи ­ например фактури, издавани от друга програма;
• Поддокументи ­ това са редовете на документите;
• Многоредови документи ­ документи, които включват в себе си поддокументите;
• Номенклатури;
• Партиди;
• Клиенти;
• Доставчици;

Всеки клиент може да поръча изготвяне на филтър, който да обхване импортирането на конкретна за него информация, която да бъде съвместима с базата данни на БИЗНЕС НАВИГАТОР. Това се налага, ако се използва предварително изготвена програма за обработка на документи, която вече има изградена база данни, и от която да може да се импортира. Това би улеснило значително работата на оператора.

Насоките на развитие на Бизенси Навигатор са в посока усъвършенстване на системата за импорт на данни и улесняване максимално на потребителя с въвеждането на големи обеми от информация за много кратко време. Много важни в този случай са вградените функции за автоматизиран импорт на данни на Бизнес Навигатор.

Настройките на автоматизирания импорт стават с дефиниране на сценариите за автоматичен импорт. Алгоритмите за импорт на данни се описват в сценарии. Програмата за импорт може едновременно да изпълнява няколко сценария.

За всеки сценарий се задават:

– Название (трябва да е уникално)

– Номер на фирмата, в която се импортира.

– Път към директорията с входящи файлове. За всеки сценарий трябва да се използва отделна директория с входящи файлове.

– Интервал между проверките. Може да бъде между 1 и 60 секунди. По подразбиране този интервал е 60 секунди, но можем да го намалим, ако очакваме по-голям поток от входящи файлове.

Предполага се, че със всеки сценарий се обработват импортите съм различни фирми, или пък импортите към същата фирма, но от различни източници.

Програмата за импорт проверява директорията с входящи файлове периодично, според зададения интервал. Ако намери файл, го обработва и го премества в друга директория.

Сценарият включва различни процедури за импорт. При постъпване на нов файл в директорията с входящи файлове програмата определя от името на файла по коя процедура трябва да го обработи.

За всяка процедура се задават:

– Название (уникално в рамките на избрания сценарий)

– Пореден номер. Този номер определя реда, по който се проверява името на файла за съответствие на всяка процедура.

– Условие за име на файла. Тук се въвежда формула, на която определена част името на файла трябва да отговаря, за да може програмата да го разпознае. Трябва всички входящи файлове да са именувани по подходящ начин, за да се осигури правилната обработка. Необходимо е имената на входящите файлове да са уникални, тоест да не се повтарят. Това може да се постигне, ако в името на файла се включи пореден номер или пък дата и час на създаването му.

Обработката на файла по дадена процедура може да включва няколко стъпки. На всяка стъпка отговаря импорт на данните по определен филтър. Филтрите трябва да са създадени предварително.

За всяка стъпка се задават:

– Название (трябва да е уникално в рамките на избрания сценарий)

– Пореден номер. Този номер определя реда, по който се прилагат обработките.

– Филтър. Тук трябва да се избере този от предварително създадените филтри, който ще се използва на тази стъпка. Възможно е един и същи филтър да се използва в различни сценарии, например за импорт в различни фирми.

– Име на папка. Само ако филтърът е за импорт на документи, тук задаваме името на папката, в която ще се импортира. При импорта програмата проверява дали в съответния период има папка с такова име, и импортира в тази папка. Ако такава папка не съществува, програмата я създава. Периодът на папаката се определя автоматимно спрямо текущия ден според календара на компютъра.

– Категория папки. Ако трябва да създаде нова папка, програмата й присвоява зададената категория.

 

Импортът се осъществява от програмата отделна програма за автоматичен импорт. При стартирането на nfImport.exe се отваря отделен прозорец за всеки от сценариите, включени в избрания филтърен файл. Във всеки прозорец обработката може да се извършва на различен интерал, в зависимост от настройката в съответния сценарий.

Когато в директорията с входящи файлове се появи някакъв файл, първо програмата определя по коя процедура трябва да го обработи. За целта се проверява името на файла по формулите, зададени за всяка порцедура. Ако името на файла не съответства на никоя процедура, той се премества в поддиректория с име „Wrong“.

След като определи процедурата, програмата последователно изпълнява всички стъпки от тази процедура. Резултатът от изпълнението се записва в дневник, който се показва в съответния прозорец.

Ако при обработката е имало грешки, списъкът на грешките се показва в долната половина на екрана. Ако всички стъпки от избраната процедура са преминали без грешка, входящият файл се премества в поддиректория с име „Success“. Ако при изпълнението на някоя стъпка е имало грешки, входящият файл се премества в поддиректория с име „Failed“.

Извършват се проверки и за повторна обработка. Изпълнението на дадена стъпка се разглежда като едно цяло. Или всички записи се импортират, или никой не се импортира. Това позволява входящ файл, който е показал грешки при обработката, да бъде пуснат за импорт повторно, след като сме отстранили причината за грешките. Това няма да доведе до дублиране на записите.

За да се избегне дублиране на записите при повторна обработка на файл, който преди това е импортиран без грешки, програмата проверява в дневника дали този файл вече е бил импортиран. Ако пуснем за повторна обработка файл, който при някои стъпки се импортирал успешно, а при други е показал грешки, програмата ще повтори само тези стъпки, при които е имало грешки, и ще пропусне стъпките, които са били успешни.

Извършват се процедури по обновяване на резултатите. Програмата nfImport.exe е предвидена да работи самостоятелно, без участието на оператор. Поради това екранът с историята на импортите не се обновява автоматично, за да не натоварва допълнително компютъра. За да обновим екрана и да видим импортите, които са били осъществени след стартирането на програмата, трябва да натиснем бутона „Refresh“, а също и да извикаме справката „История на импорта“ в меню „Справки“.

 

В новата версия 7.09.01 е преработена системата за импорт на данни от текстов файл. Вече е възможно при импорта да се попълва всяко поле от съответната таблица на базата данни, а не само предварително заложените в алгоритмите за импорт. Сега вече при дефиниране на филтрите за импорт на данни може да се използват всички полета от базата данни, а не само предварително разрешените за попълване. Така Бизнес Навигатор става напълно отворена система за специалистите, което ще позволи по-пълна ингерация на външните приложения към неговата база данни.

Новата функция се нарича „Пряко присвояване“ и може да се задава при създаването на съответните дефиниции на структурата на филтърните файлове. В дефиницията на съответното поле трябва да се маркира новият параметър „Пряко присвояване“, като в този случай се активира друг списък на вътрешни полета на базата данни, който вече съдържа всички полета. Не бива полета, които фигурират в основния списък, да се заместват с полета от списъка за пряко присвояване. Това би нарушило нормалната логика на функциониране на алгоритмите за импорт. Тази промяна не изисква промяна във вече разработените филтри, всички стари филтри продължават да работят по същия начин, както с предишните версии.